Если вам необходимо визуализировать сложные для восприятия данные, то в этом вам может помощь диаграмма. С помощью диаграммы можно легко продемонстрировать соотношения между различными показателями, а также выявить закономерности и последовательности в имеющихся данных.
Вам может показаться, что для создания диаграммы нужно использовать сложные в освоении программы, но это не так. Для этого вам будет достаточно обычного текстового редактора Word. И в данной статье мы это продемонстрируем. Здесь вы сможете узнать о том, как сделать диаграмму в Word 2003, 2007, 2010, 2013 и 2016.
Как сделать диаграмму в Word 2007, 2010, 2013 или 2016
Если вы используете программу Word 2007, 2010, 2013 или 2016, то для того чтобы сделать диаграмму вам нужно перейти на вкладку «Вставка» и нажать там на кнопку «Диаграмма» .
После этого перед вами появится окно «Вставка диаграммы». В этом окне нужно выбрать внешний вид диаграммы, которую вы хотите вставить в свой документ Word и нажать на кнопку «Ok» . Для примера выберем круговую диаграмму.
После того, как вы выберите внешний вид диаграммы, в вашем документе Word появится пример того, как может выглядеть выбранная вами диаграмма. При этом сразу откроется окно программы Excel. В программе Excel вы увидите небольшую таблицу с данными, которые используются для построения диаграммы в Ворде.
Для того чтобы изменить вставленную диаграмму под свои нужды, необходимо внести изменения в таблицу в программе Excel . Для этого просто вводим собственные названия столбцов и нужные данные. Если нужно увеличить или уменьшить количество строк в таблице, то это можно сделать, изменив область, выделенную синим цветом.
После того, как все нужные данные внесены в таблицу, программу Excel можно закрывать. После закрытия программы Excel вы получите нужную вам диаграмму в Ворде.
Если в дальнейшем возникнет необходимость изменить данные используемые для построения диаграммы, то для этого нужно выделить диаграмму, перейти на вкладку «Конструктор» и нажать на кнопку «Изменить данные» .
Для того чтобы настроить внешний вид диаграммы воспользуйтесь вкладками «Конструктор», «Макет» и «Формат». С помощью инструментов на этих вкладках вы сможете изменить цвет диаграммы, подписи, обтекание текстом и многие другие параметры.
Как сделать круговую диаграмму в Word 2003
Если вы используете текстовый редактор Word 2003, то для того чтобы сделать диаграмму вам нужно открыть меню «Вставка» и выбрать там пункт «Рисунок – Диаграмма» .
В результате в вашем документе Ворд появится диаграмма и таблица.
Для того чтобы сделать круговую диаграмму нажмите правой кнопкой мышки по диаграмме и выберите пункт меню «Тип диаграммы» .
После этого появится окно, в котором можно выбрать подходящий тип диаграммы. Среди прочего, здесь можно выбрать круговую диаграмму.
После сохранения настроек внешнего вида диаграммы, можно приступать к изменению данных в таблицу. Щелкните два раза левой кнопкой мышки по диаграмме и перед вами появится таблица .
С помощью данной таблицы можно изменить данные, которые используются для построения диаграммы.
Построить круговую диаграмму, отобразив на ней процентное соотношение Суммы к выплате по кварталам.
Для построения круговой диаграммы надо выделить на свёрнутой таблице листа Итоги столбцы Период и Сумма к выплате (диапазон D1:Е15).
В меню Вставка, в разделе Диаграммы выбрать Круговая
в появившемся окне выбрать тип диаграммы – Круговая.
На листе Итоги п оявляется круговая диаграмма. Для отображения процентного соотношения Суммы к выплате по кварталам следует:
Щёлкнуть правой кнопкой мыши по диаграмме и выбрать в списке Добавить подписи данных. На диаграмме появляются значения данных в рублях.
Снова щёлкнуть правой кнопкой мыши по диаграмме и выбрать в списке Формат подписей данных. В открывшемся окне установить:
- «Параметры подписи» - доли,
- «Положение подписи» - У вершины, снаружи.
Чтобы расположить эту диаграмму на отдельном листе, надо в меню Вставка в разделе Расположение щёлкнуть Переместить диаграмму. В открывшемся окне отметить «на отдельном листе », нажать ОК. Назвать лист Круговая.
Построение гистограммы.
П
остроим
гистограмму, изобразив на ней по периодамСумму
к выплате, Оплачено
и
Долг.
Порядок
создания
диаграммы
как в предыдущем задании. Однако здесь
удобно скрыть столбец Разница
на
листе
Итоги
.
Для
этого активизируем любую ячейку этого
столбца. Выполним команду
Формат/Столбец/Скрыть.
Выделим
необходимые столбцы:
Построим гистограмму:
Чтобы получить смешанную диаграмму и представить Долг в виде линейного графика, надо щёлкнуть по одному из столбцов Долга .
Затем выполнить команду правой кнопкой мыши Изменить тип диаграммы для ряда. Выбрать закладку График, а после этого из списка выбрать График. Диаграмма примет такой вид.
Для линейного графика удобно создать дополнительную ось Y-ов справа на графике. Это тем более необходимо, если значения для линейного графика несоизмеримы со значениями других столбцов гистограммы. Щёлкнуть по линейному графику и выполнить команду Формат ряда данных.
В открывшемся окне: открыть закладку Параметры ряда и установить флажок по вспомогательной оси . После этого на графике появится дополнительная ось Y – (справа). Нажать кнопку ОК .
На столбцы можно нанести соответствующие им значения. Для этого щёлкнуть по одному из столбцов правой кнопки мыши и выбрать Добавить подписи данных .
Фильтрация (выборка) данных
Перейти на лист Автофильтр . Отфильтровать данные в поле Период по значению 1 кв и 2 кв , в поле Долг вывести значения, не равные нулю.
Выполнение. Сделать активной любую ячейку таблицы листа Автофильтр . Выполнить команду Данные /Фильтр/ Сортировка и фильтр У каждого столбца таблицы появится стрелка. Раскроем список в заголовке столбца Период и выберем Текстовые фильтры , затем равно . Появится окно Пользовательский автофильтр , в котором выполним установки:
В заголовке столбца Долг выберем из списка Числовые фильтры , затем Настраиваемый фильтр . Откроется окно Пользовательский автофильтр , в котором сделаем установки:
После этого получим:
Расширенный фильтр
Команда Расширенный фильтр (дополнительный) , в отличие от команды Фильтр , требует задания условий отбора строк в отдельном диапазоне рабочего листа или на другом листе. Диапазон условий включает в себя заголовки столбцов условий и строки условий. Заголовки столбцов в диапазоне условий должны точно совпадать с заголовками столбцов в исходной таблице. Поэтому заголовки столбцов для диапазона условий лучше копировать из таблицы. В диапазон условий включаются заголовки только тех столбцов, которые используются в условиях отбора. Если к одной и той же таблице надо применить несколько диапазонов условий, то диапазонам условий (как именованным блокам) удобно присвоить имена. Эти имена затем можно использовать вместо ссылок на диапазон условий. Примеры диапазонов условий (или критериев отбора):
Если условия расположены в разных строках, то это соответствует логическому оператору ИЛИ . Если Сумма к выплате больше 100000, а Адрес – любой (первая строка условия). ИЛИ если Адрес - Пермь, а Сумма к выплате – любая, то из списка будут отобраны строки, удовлетворяющие одному из условий.
Другой пример диапазона условий (или критерия отбора):
Условия в одной строке считаются соединенными логической функцией И , т.е. должны быть выполнены оба условия одновременно.
Таким образом, условия фильтрации, размещенные в одной строке диапазона, объединяются логической функцией И , условия, заданные в разных строках, функцией ИЛИ . Пустая ячейка в диапазоне условий означает любые значения .
Создадим новый лист Фильтр.
Пример 1 . Из таблицы на листе Рабочая_ведомость с помощью расширенного фильтра отобрать записи, у которых Период – 1 кв и Долг+Пеня >0. Результат нужно получить в новой таблице на листе Фильтр .
На листе Фильтр для вывода результата фильтрации создадим шапку таблицы копированием заголовков из таблицы Рабочая_ведомость . Если выделяемые блоки несмежные, то при выделении применить клавишу Ctrl . Расположить, начиная с ячейки А5 :
Н
а
листеФильтр
создадим
диапазон условий в верхней части листа
Фильтр
в ячейках А1:В2
.
Названия полей и значения периодов
обязательно копировать с листа
Рабочая_ведомость
.
Условие1 .
Выполним команду: Данные/Сортировка и Фильтр/ Дополнительно . Появится диалоговое окно:
Исходный диапазон и диапазон условий вставьте с помощью клавиши F 3 .
Установить флажок скопировать результат в другое место. Поместить полученные результаты на листе Фильтр в диапазон А5:С5 (выделить ячейки А5:С5 ). Получим результат:
Пример 2. Из таблицы на листе Рабочая_ведомость с помощью расширенного фильтра отобрать строки с адресом Омск за 3 кв с суммой к выплате больше 5000 и с адресом Пермь за 1 кв с любой суммой к выплате. На листе Фильтр создадим диапазон условий в верхней части листа в ячейках D 1: F 3 .
Присвоим имя этому диапазону условий Условие_2 .
Названия полей и значения периодов обязательно копировать с листа Рабочая ведомость . Затем выполнить команду Данные/Сортировка и Фильтр/Дополнительно .
В диалоговом окне сделать следующие установки:
Получим результат:
Пример 3 . Выбрать сведения о заказчиках с кодами - К-155, К-347 и К-948 , долг которых превышает 5000.
На листе Фильтр в ячейках H 1: I 4 создадим диапазон условий с именем Условие3.
Названия полей обязательно копировать с листа Рабочая_ведомость .
После выполнения команды Данные/ Сортировка и Фильтр/ Дополнительно в диалоговом окне сделать следующие установки:
Получим результат:
Вычисляемые условия
Диапазон условий может содержать вычисляемые критерии. Правила создания диапазона вычисляемого условия:
Заголовок столбца вычисляемого критерия не должен совпадать с заголовками столбцов таблицы или не заполняется вовсе.
В ячейку, где формируется критерий, вводится знак «=»(равно).
Затем вводится формула, которая вычисляет логическую константу (ЛОЖЬ или ИСТИНА).
Пример 4 . Из таблицы на листе Рабочая ведомость отобрать строки, в которых значения Оплачено больше среднего значения по этому столбцу. Результат получить на листе Фильтр в новой таблице:
На листе Фильтр создадим «шапку» новой таблицы копированием с листа Рабочая ведомость .
Для удобства создания вычисляемого условия расположим на экране два окна: одно – лист Рабочая ведомость , другое – лист Фильтр. Для этого выполним команду Вид/ Окно/Новое окно . Затем команду Вид/ Окно/Упорядочить всё . Установим флажок слева направо . На экране появятся два окна, в первом из которых расположим лист Рабочая ведомость , а во втором – лист Фильтр. Благодаря этому удобно создавать формулу для критерия отбора на листе Фильтр .
Сделаем активной ячейку E 22 листа Фильтр, создадим в ней выражение:
Введем знак = (равно), щёлкнем по ячейке F 2 на листе Рабочая ведомость (F 2 - первая ячейка столбца Оплачено).
Введем знак >(больше).
С помощью мастера функций введём функцию СРЗНАЧ .
В окне аргументов этой функции укажем диапазон ячеек F 2: F 12 (выделим его на листе Рабочая ведомость ). Так как диапазон, для которого находим СРЗНАЧ , не меняется, то адреса диапазона должны быть абсолютными, то есть $ F $2:$ F $12 . Знак $ можно установить с помощью функциональной клавиши F 4 . В окне функции СРЗНАЧ нажать ОК.
Для проверки выполнения условия со средним значением сравнивается значение каждой ячейки столбца F . Поэтому в левой части неравенства адрес F 2 – относительный (он меняется). СРЗНАЧ в правой части неравенства – величина постоянная . Поэтому диапазон ячеек для этой функции имеет абсолютные адреса $ F $2:$ F $12 .
В ячейке E 22 листа Фильтр сформируется константа Истина или Ложь :
Сделаем активной любую свободную ячейку листа Фильтр и выполним команду Данные/Сортировка и Фильтр/Дополнительно .
В диалоговом окне сделаем установки. Исходный диапазон определим клавишей F 3 . Для ввода диапазона условий выделим ячейки Е21:Е22 листа Фильтр (заголовок столбца вычисляемого условия не заполняется, но выделяется вместе с условием). Для диапазона результата выделим ячейки А21:С21 на листе Фильтр.
Получим результат:
Круговые диаграммы – представляют собой круг, разделенный на сектора (торт), и используются для показа относительной величины, составляющей единое целое. Самый большой сектор круга должен быть первым по часовой стрелке от верха. Каждый сектор круга должен быть помечен (обязательно название, значение и доля в процентах). Если необходимо сделать акцент на определенном секторе, его отделяют от остальных.
Круговой тип диаграмм удобно использовать, когда требуется отобразить долю каждого значения в общей сумме.
Построим объемную круговую диаграмму, которая отображает загрузку производства в течение года.
Рис. Данные для построения диаграмм.
При помощи круговой диаграммы может быть показан только один ряд данных, каждому элементу которого соответствует определенный сектор круга. Площадь сектора в процентах от площади всего круга равна доле элемента ряда в сумме всех элементов. Так, сумма всех долей по сезонам составляет 100%. Круговая диаграмма, созданная на основе этих данных, показана на рисунке:
Рис. Круговая диаграмма.
В Excel представлены 6 типов круговых диаграмм:
Рис. Виды круговой диаграммы.
круговая – отображает вклад каждого значения в общую сумму;
объемная круговая;
вторичная круговая – часть значений основной диаграммы вынесена на вторую диаграмму;
разрезанная круговая – секторы значений отделены друг от друга;
объемная разрезанная круговая;
вторичная гистограмма – часть значений основной диаграммы вынесена в гистограмму.
Если в круговой диаграмме требуется отделить секторы, не обязательно изменять тип диаграммы. Достаточно выделить круг и перетащить любой сектор по направлению от центра. Чтобы вернуть первоначальный вид диаграммы, следует перетащить сектор в обратном направлении.
Рис.
При этом следует помнить, что если требуется отделить только один сектор, следует произвести на нем два одинарных щелчка. Первый выделит ряд данных, второй – указанный сектор.
Рис. Изменение вида круговой диаграммы.
На круговой диаграмме секторы можно поворачивать на 360 по кругу. Для этого следует выбрать на ленте вкладку Макет и пункт Формат выделенного .
Вторичная круговая диаграмма, как и вторичная гистограмма, позволяет некоторую часть данных отобразить отдельно, более подробно, на вспомогательной диаграмме или гистограмме. Причем вторичная диаграмма учитывается на первичной диаграмме в виде отдельной доли. Для примера рассмотрим диаграмму, отображающую объем продаж за неделю, где часть, приходящаяся на выходные дни, вынесена в виде вторичной круговой диаграммы. При выборе типа диаграммы указываем Вторичная круговая .
Рис. Вторичная диаграмма.
Данные, которые расположены в столбцах и строках, можно изобразить в виде точечной диаграммы. Точечная диаграмма показывает отношения между численными значениями в нескольких рядах данных или отображает две группы чисел как один ряд координат x и y.
Точечная диаграмма имеет две оси значений, при этом одни числовые значения выводятся вдоль горизонтальной оси (оси X), а другие - вдоль вертикальной оси (оси Y). На точечной диаграмме эти значения объединяются в одну точку и выводятся через неравные интервалы или кластеры. Точечные диаграммы обычно используются для иллюстрации и сравнения числовых значений, например, научных, статистических или технических данных.
Круговая диаграмма это представления числовых данных в графическом виде. Круговую диаграмму используют тогда, когда нужно представить разные части одного целого в графическом виде. Чтобы легче понять ее смысл приведу банальный, бытовой пример.
Есть группа людей, которая собирает деньги на подарок начальнику, и есть человек, который ведет учет, кто сколько сдал. Этот человек достаточно подлый, потому, что решил поставить в известность своего начальника о взносах каждого из сотрудников. В этом случае, наилучшим, графическим способом представления данных является круговая диаграмма.
Круговая диаграмма в рамках программы Excel.
Круговая диаграмма используется для четкого отображения каждого значения в общую сумму.
Этот вид диаграмм используется, если значения можно складывать вместе или если имеется только один ряд данных с положительными значениями.
Как построить круговую диаграмму в Excel 2010?
Для построения круговой диаграммы в Excel воспользуемся следующими данными для нашего примера.
По большему счету можно объявить о завершении построения диаграммы. При этом хочется напомнить о правильном применении круговых диаграмм.
После того как будет построена диаграмма, она не будет иметь привлекательного вида. Но в Excel 2010 имеется очень привлекательный инструмент «Экспресс-макет», который находится на закладке конструктора.
Основное назначение Експресс-макета – использовать заранее настроенные шаблоны для круговых диаграмм. Ведь нужно задумываться не просто о том как построить круговую диаграмму в Excel 2010, нужно думать и о том, как сделать эту диаграмму привлекательной и наглядной.
Человеческое сознание устроено таким образом, что ему легче воспринимать визуальные объекты, в противном случае их приходится представлять. Именно этот факт обусловил широкое распространение диаграмм. Для их создания не нужно устанавливать отдельные программы, достаточно запомнить, Excel .
Процесс создания диаграммы
Прежде всего потребуется ввести исходные данные, большинство пользователей пытаются создать ее на пустом листе, что является ошибкой. Таблица должна состоять из двух столбцов, в первом необходимо расположить названия, а во втором данные.
Далее, необходимо выделить таблицу вместе с названиями столбцов и колонок, а потом перейти ко вкладке “Вставить”, выбрав там пункт “Диаграммы”. Будет предложено несколько вариантов, в меню “Круговая” доступно 4 типа: два последних применяются для сложных наборов данных, в которых одни показатели зависят от других, для простых таблиц используют первую и вторую диаграммы, отличаются они лишь наличием разрезов. После нажатия на иконку появится диаграмма.
Изменение данных и внешнего вида
Для успешной презентации материала недостаточно знать лишь как построить круговую диаграмму в Excel , часто необходимо ее редактировать по своему усмотрению. Для этого существует специальное меню, которое станет активным после клика по диаграмме. Там можно придать ей другую форму или сохранить текущие параметры в виде шаблона, если необходимо создавать много похожих.
Также здесь настраивается цвет, для этого следует выбрать нужный стиль в соответствующем меню. Для вставки надписей необходимо перейти во вкладку “Макет”, там расположено меню “Подписи”, нужно выбрать пункт “Подписи данных”, появится дополнительное окно.
Для редактирования надписей нужно кликнуть на одну из них, и выбрать пункт “Формат подписей”. В специальном окне можно настроить их цвет, фон расположение, а также содержимое, например, активировать вместо абсолютных данных относительные.
Разумеется, это не все возможные настройки, но для большинства пользователей их достаточно, чтобы построить круговую диаграмму в
Excel
.